ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت | راهنمای کامل و به‌روزرسانی شده
در دنیای تجارت امروز، صدور و ثبت فاکتور الکترونیکی از اهمیت بالایی برخوردار است. فاکتور به عنوان سندی رسمی، شامل اطلاعات دقیق کالا یا خدمات، مانند نوع محصول، مقدار، قیمت توافق شده، تاریخ و … است. با توجه به مصوبه اتاق اصناف ایران، ثبت فاکتور الکترونیک در سامانه جامع تجارت برای تمامی فروشندگان الزامی شده است، و خریداران نیز موظفند که فاکتورهای صادره را تأیید کنند.
چرا ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت اهمیت دارد؟
عدم ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت می‌تواند مشکلات جدی از جمله مصداق احتکار یا قاچاق کالا را به همراه داشته باشد. بنابراین، برای جلوگیری از این مشکلات، تمامی فروشندگان باید فاکتورهای خود را به موقع در این سامانه ثبت کنند.
این مقاله به شما کمک می‌کند تا با نحوه ثبت فاکتور و پیش‌فاکتور در سامانه جامع تجارت آشنا شوید و فرآیندهای مرتبط با آن را به‌طور دقیق و گام به گام بشناسید.
معرفی سامانه ثبت فاکتور فروش
سامانه ثبت فاکتور فروش، همان سامانه جامع تجارت به نشانی ntsw.ir است. این سامانه توسط وزارت صنعت، معدن و تجارت با هدف یکپارچه‌سازی اطلاعات تجارت داخلی و خارجی، تسهیل فرآیندهای تجاری، و پیشگیری از قاچاق کالا و ارز ایجاد شده است.
سامانه جامع تجارت شامل بخش‌های مختلفی است که هر کدام وظایف خاصی در زمینه مدیریت تجارت و صدور فاکتور دارند. این زیرسامانه‌ها عبارتند از:
- سامانه تجارت داخلی
- سامانه تجارت خارجی
- سامانه نیما
- سامانه شناسه کالا
- سامانه مقررات تجاری
- سامانه انبارها
- سامانه مجوزها و …
برای استفاده از این سامانه، کاربران ابتدا باید ثبت‌نام کنند و پس از تأیید هویت، نام کاربری و رمز عبور دریافت کنند.
الزام قانونی ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت
براساس نامه رسمی اتاق اصناف به تاریخ ۹ خرداد ۱۴۰۱، ثبت فاکتور الکترونیکی در سامانه جامع تجارت از ۱۵ اردیبهشت ۱۴۰۱ الزامی شد. طبق این نامه، کلیه فروشندگان موظفند که فاکتورهای فروش خود را در این سامانه ثبت کنند. همچنین، از زمان ابلاغ این قانون، همه استعلامات بانکی نیز بر اساس فاکتورهای ثبت شده در سامانه جامع تجارت انجام می‌شود. بنابراین، فروشندگان باید توجه داشته باشند که در صورت عدم ثبت اطلاعات در سامانه، امکان دریافت تسهیلات و خدمات بانکی برای آنها وجود نخواهد داشت.
نحوه ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت
مراحل ثبت فاکتور فروش
- ورود به سامانه: ابتدا باید به سایت ntsw.ir مراجعه کنید و با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود وارد سامانه شوید.
- انتخاب نقش تجاری: پس از ورود، نقش تجاری خود (فروشنده، واردکننده و …) را از بخش نقش‌های جاری انتخاب کنید.
- مشاهده کالاها: از منوی “موجودی کالا”، کالاهایی که در مالکیت شما هستند را مشاهده کنید. برای دیدن جزئیات کالا، بر روی کلید “جزئیات” کلیک کنید.
- انتقال مالکیت/فروش: پس از انتخاب کالای مورد نظر، گزینه “انتقال مالکیت/فروش” را بزنید.
- تکمیل اطلاعات خریدار: کد ملی خریدار را وارد کرده و اطلاعات مربوطه را تکمیل کنید. در نهایت، بر روی “ثبت” کلیک کنید.
تأیید فاکتور توسط خریدار
پس از ثبت فاکتور، سند مربوطه در سامانه برای خریدار قابل مشاهده است و او باید با ورود به سامانه و بررسی جزئیات، فاکتور را تأیید کند. در این مرحله، سند به وضعیت “تأیید شده” تغییر می‌کند و مالکیت کالا به خریدار منتقل می‌شود.
نحوه ثبت پیش‌فاکتور در سامانه جامع تجارت
پیش‌فاکتور به عنوان سندی مهم، می‌تواند به دو طرف معامله امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تری بدهد. برای ثبت پیش‌فاکتور نیز باید وارد سامانه جامع تجارت شوید و پس از انتخاب نقش تجاری، از بخش “مدیریت پیش‌فاکتور”، پیش‌فاکتور جدیدی ثبت کنید. در این بخش، اطلاعات کالا، قیمت، شرایط حمل و نقل و سایر جزئیات وارد می‌شوند.
پیامک‌های ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت
در صورتی که سندی در سامانه جامع تجارت در انتظار تأیید باشد، پیامی برای خریدار ارسال می‌شود. خریداران می‌توانند از طریق سامانه وب، اپلیکیشن موبایل یا شماره‌گیری کد دستوری #7777*4* نسبت به بررسی و تأیید اسناد اقدام کنند.
ثبت فاکتور برای دریافت وام و تسهیلات
طبق قوانین جدید، تمامی استعلامات بانکی بر اساس اطلاعات ثبت شده در سامانه جامع تجارت انجام می‌شود. بنابراین، برای دریافت هر گونه تسهیلات، متقاضیان باید اطلاعات و فاکتورهای خود را به صورت الکترونیکی در این سامانه ثبت کنند. این فرآیند نه تنها از بروز تقلب و صدور فاکتورهای جعلی جلوگیری می‌کند، بلکه باعث کاهش بروکراسی‌های اداری نیز خواهد شد.
با رعایت این مراحل و ثبت صحیح فاکتورها در سامانه جامع تجارت، می‌توانید از مشکلات حقوقی و مالی جلوگیری کرده و از تسهیلات بانکی به بهترین شکل ممکن بهره‌مند شوید.
سؤالات متداول (FAQ) درباره ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت
1. سامانه ثبت فاکتور فروش چیست؟
سامانه ثبت فاکتور فروش همان سامانه جامع تجارت به نشانی ntsw.ir است. این سامانه برای ثبت اطلاعات مربوط به فروش کالا و پیشگیری از قاچاق و تخلفات تجاری طراحی شده است.
2. آیا ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت برای همه کسب‌وکارها الزامی است؟
بله، طبق مصوبه اتاق اصناف، از تاریخ ۱۵ اردیبهشت ۱۴۰۱، ثبت فاکتور الکترونیکی برای کلیه فروشندگان کالا و خدمات در سامانه جامع تجارت الزامی شده است. همچنین، خریداران نیز باید فاکتورها را تأیید کنند.
3. نحوه ثبت فاکتور فروش در سامانه جامع تجارت چگونه است؟
برای ثبت فاکتور، ابتدا به سامانه ntsw.ir وارد شوید، نقش تجاری خود را انتخاب کرده، کالاهای موجود را مشاهده کنید و سپس با تکمیل اطلاعات خریدار، فاکتور را ثبت نمایید. جزئیات دقیق‌تر در بخش نحوه ثبت فاکتور در مقاله آمده است.
4. ثبت پیش‌فاکتور در سامانه جامع تجارت چه مراحلی دارد؟
برای ثبت پیش‌فاکتور، ابتدا وارد سامانه شوید، نقش تجاری خود را انتخاب کرده و سپس از بخش “مدیریت پیش‌فاکتور” گزینه پیش‌فاکتور جدید را انتخاب کنید و اطلاعات کالاها و شرایط معامله را تکمیل نمایید.
5. آیا ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت برای دریافت وام ضروری است؟
بله، پس از لازم‌الاجرا شدن قانون ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت، تمامی استعلامات بانکی بر اساس اطلاعات ثبت‌شده در این سامانه انجام می‌شود. در نتیجه، برای دریافت وام و تسهیلات بانکی، اطلاعات فاکتورها باید در سامانه ثبت شوند.
6. پیامک ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت به چه معناست؟
اگر سندی در سامانه در انتظار تأیید باشد، سامانه جامع تجارت پیامکی برای خریدار ارسال می‌کند. خریداران می‌توانند با ورود به سامانه یا استفاده از اپلیکیشن یا کد دستوری #7777*4* نسبت به بررسی و تأیید اسناد اقدام کنند.
7. اگر خریدار فاکتور را تأیید نکند، چه اتفاقی می‌افتد؟
تا زمانی که خریدار فاکتور را در سامانه تأیید نکند، سند انتقال مالکیت نهایی نشده و کالا همچنان در مالکیت فروشنده باقی می‌ماند.
8. آیا می‌توان پیش‌فاکتور را ویرایش یا ابطال کرد؟
بله، پس از ثبت پیش‌فاکتور، کاربران می‌توانند آن را ویرایش یا در صورت لزوم ابطال کنند. این قابلیت بر اساس سطح دسترسی تعیین‌شده برای کاربران فعال است.
این بخش از سؤالات متداول، به سوالات رایج و مهم کاربران درباره ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت پاسخ می‌دهد و فرآیند را برای آنها شفاف‌تر می‌کند.
