مهم‌ترین مشکلات رایج در صدور فاکتور رسمی چیست و چگونه رفع می‌شوند؟
صدور فاکتور رسمی به‌ظاهر ساده، اما در عمل دارای پیچیدگی‌های زیادی است که بسیاری از کسب‌وکارها با آن درگیرند. خطاهای رایج در درج اطلاعات، ناهماهنگی با سامانه مالیاتی، یا عدم آگاهی از الزامات قانونی باعث رد دفاتر، جریمه‌های سنگین یا بی‌اعتباری فاکتور می‌شود. در این مقاله، ۱۰ مشکل پرتکرار را به‌همراه راه‌حل کاربردی بررسی می‌کنیم.
🔟 مشکلات رایج در صدور فاکتور رسمی و راه‌حل‌ها
۱. درج ناقص یا اشتباه اطلاعات فروشنده یا خریدار
🔴 مشکل: اطلاعاتی مانند کد اقتصادی، شناسه ملی یا آدرس کامل نیست یا اشتباه وارد شده است.
✅ راه‌حل: قبل از صدور فاکتور، اطلاعات طرف مقابل را از سامانه ثبت معاملات یا سامانه مودیان استعلام و تأیید کنید.
۲. عدم ثبت فاکتور در سامانه مودیان
🔴 مشکل: فاکتور فقط به‌صورت دستی یا PDF صادر شده و در سامانه ثبت نشده است.
✅ راه‌حل: از نرم‌افزار صورتحساب مورد تأیید مالیات استفاده کرده و فاکتور را به‌صورت آنلاین در سامانه مودیان ارسال کنید.
۳. شماره‌گذاری غیرپیوسته فاکتورها
🔴 مشکل: شماره فاکتورها پرش دارد یا از ابتدا به‌درستی سریال نشده‌اند.
✅ راه‌حل: شماره‌گذاری یکتا و پیوسته در نرم‌افزار مالی لحاظ شود؛ از صدور دستی خودداری کنید.
۴. محاسبه اشتباه نرخ مالیات و عوارض
🔴 مشکل: نرخ مالیات یا مبلغ عوارض نادرست است.
✅ راه‌حل: از نرخ‌های به‌روزشده سازمان امور مالیاتی استفاده کنید و نرم‌افزار را مطابق با سال جاری تنظیم نمایید.
۵. عدم صدور فاکتور برای همه خدمات/کالاها
🔴 مشکل: برخی خدمات یا اقلام بدون فاکتور رسمی انجام می‌شوند.
✅ راه‌حل: تمام معاملات مالی باید مشمول فاکتور رسمی باشند؛ عدم صدور = تخلف مالیاتی.
۶. استفاده از فاکتور صوری یا تکراری
🔴 مشکل: فاکتور بدون معامله واقعی یا کپی فاکتور دیگر صادر شده است.
✅ راه‌حل: فقط در برابر فروش واقعی، با مستندات قانونی فاکتور صادر کنید.
۷. امتناع خریدار از دریافت فاکتور رسمی
🔴 مشکل: برخی مشتریان تمایل به دریافت فاکتور رسمی ندارند.
✅ راه‌حل: در قرارداد قید شود که فاکتور رسمی صادر و تحویل داده می‌شود و قیمت نهایی بر اساس آن است.
۸. نبود مهر و امضا در فاکتور رسمی چاپ‌شده
🔴 مشکل: فاکتور رسمی بدون مهر شرکت و امضای مسئول صادر می‌شود.
✅ راه‌حل: فاکتور چاپی باید حتماً شامل مهر و امضای رسمی باشد؛ در فاکتور الکترونیکی، تأیید سامانه کفایت می‌کند.
۹. عدم نگهداری سوابق فاکتورها
🔴 مشکل: نسخه پشتیبان یا فایل فاکتورها گم می‌شود یا نگهداری نمی‌شود.
✅ راه‌حل: نسخه PDF و XML تمام فاکتورها را ذخیره و حداقل به مدت ۱۰ سال نگهداری کنید.
۱۰. عدم ارسال گزارش فصلی معاملات
🔴 مشکل: فاکتور صادر شده اما در گزارشات فصلی ارائه نشده است.
✅ راه‌حل: گزارشات فصل به فصل معاملات (TTMS) را به موقع ارسال و در آن‌ها به تمام فاکتورها اشاره کنید.
جمع‌بندی: چگونه از بروز خطاهای فاکتور رسمی جلوگیری کنیم؟
- از نرم‌افزارهای مورد تأیید سامانه مالیات استفاده کنید
- اطلاعات طرفین را دقیق بررسی و تطبیق دهید
- فاکتورها را به‌صورت پیوسته، با تاریخ و مبلغ درست ثبت کنید
- گزارشات مالی و نسخه پشتیبان را به‌صورت منظم نگهداری کنید
لینک‌های مفید:
- چک‌لیست صدور فاکتور رسمی برای شرکت‌ها
- ثبت فاکتور ارزش‌افزوده در سامانه مالیات
- فاکتور رسمی چیست و چه اجزایی دارد؟
تجربه تیم بازرگانی آریا
ما در تیم مالی بازرگانی آریا، سالانه صدها مورد بررسی فاکتور رسمی، آموزش، اصلاح ساختار شماره‌گذاری و جلوگیری از خطاهای مالیاتی را انجام می‌دهیم. اگر شما هم با یکی از مشکلات بالا مواجه هستید، همین حالا با ما تماس بگیرید تا بدون ریسک، فعالیت مالی خود را قانون‌مند کنید.
